Studentenausweise und Schülerausweise drucken lassen

640 Ausweise zum Semesterstart. In der dritten Woche kommen 23 dazu.

Das Layout ist freigegeben, die Liste exportiert, am ersten Vorlesungstag liegt alles bereit.

Dann schreiben sich Nachrücker ein, ein Austauschprogramm beginnt später, jemand hat den Foto-Upload verpasst. In der dritten Woche fehlen 23 Ausweise. Die Auflage ist längst gedruckt.

Die Frage ist nicht, wie der Ausweis aussieht. Sondern wer den 641. druckt, und wo dafür die Daten liegen.

Was wir von Ihnen wissen müssen

Vier Angaben reichen für eine erste Einschätzung. Wenn Sie eine davon noch nicht beantworten können, fangen wir trotzdem an:

· Wie viele Ausweise zum Start, und wie viele kommen im Lauf des Jahres dazu?
· Dürfen Namen und Fotos das Haus verlassen, oder drucken Sie selbst?
· Welches Gültigkeitsdatum soll auf der Karte stehen?
· Muss der Ausweis etwas öffnen, bezahlen oder ausleihen? Wenn ja: an welchem System?

Drei Wege, auf denen ein Ausweis entsteht

Wir personalisieren in Ihrem Auftrag. Die Einrichtung schickt Liste und Fotos, die Ausweise kommen fertig zurück. Für die Auflage zum Start ist das der einfachste Weg. Die Auftragsverarbeitung ist vor der ersten Datenübermittlung geregelt.

Die Daten bleiben im Haus. Die Einrichtung druckt Name, Nummer und Foto selbst, mit einem eigenen Kartendrucker. Das Layout kann von außen kommen; personalisiert wird drinnen.

Die Fotos liegen beim Fotografen. An Schulen liegen die Bilder manchmal schon beim Schulfotografen, bevor jemand an Ausweise denkt. Wie sie für die Ausweise genutzt werden dürfen, klären Schule und Fotograf vorab.

Welcher Weg passt, hängt weniger an der Menge als an den Vorgaben, die Ihre Einrichtung für personenbezogene Daten festgelegt hat.

Gültig bis wann?

Auf dem Ausweis steht eine Information zur Gültigkeit. Welche, entscheidet über den Aufwand der nächsten Jahre.

Steht das Ende des Schuljahres oder Semesters darauf, sagt die Karte die Wahrheit und wird jedes Jahr neu ausgegeben. Steht das voraussichtliche Ende des Studiums darauf, hält die Karte Jahre. Dafür überlebt sie jede Exmatrikulation: Wer das Studium abbricht, behält einen Ausweis, der bis dahin gültig aussieht.

Ein aufgedrucktes Datum zeigt Gültigkeit an. Es prüft sie nicht. In der Bibliothek und am Eingang entscheidet das System dahinter. An der Kinokasse, im Museum, im Schwimmbad gibt es kein System dahinter. Dort ist der Aufdruck der ganze Nachweis, und ein Datum, das zu weit reicht, gewährt Ermäßigungen, die längst nicht mehr zustehen.

Wenn die Daten das Haus nicht verlassen sollen

Wir drucken Studentenausweise. Trotzdem die unbequeme Version zuerst: Wenn Ihre Einrichtung entschieden hat, dass Fotos und Matrikelnummern das Haus nicht verlassen, sollten Sie die Personalisierung nicht an uns geben. Dann drucken Sie die variablen Daten selbst.

Dafür brauchen Sie einen Kartendrucker und Karten, die zu ihm passen. Den festen Teil, also Logo, Farben, Hintergrund und Rückseite, produzieren wir als Auflage vor. Name, Matrikelnummer und Foto druckt Ihr Sekretariat im Haus darauf, wenn der Ausweis gebraucht wird. Haben Sie bereits einen Kartendrucker, liefern wir Blanko-Karten, die zu ihm passen.

Einen Drucker kaufen müssen Sie dafür nicht. Wer vor allem zum Semesterstart eine Spitze abarbeitet, mietet den Kartendrucker, mit Software, Treibern und einem Ansprechpartner, wenn beim ersten Druck etwas hakt.

Wenn wir personalisieren

Dann verarbeiten wir die Daten in Ihrem Auftrag, und die Auftragsverarbeitung ist geregelt, bevor die erste Datei Ihr Haus verlässt.

Für die Auflage zum Start brauchen wir die Liste aus Ihrer Verwaltung und die Fotos, jedes eindeutig einer Person zugeordnet. Wie Liste und Fotos zusammenkommen, legen wir vor der ersten Datei fest. An genau dieser Stelle entstehen die Fehler, die erst auffallen, wenn jemand einen Ausweis mit einem fremden Gesicht in der Hand hält.

Was auf dem Ausweis stehen kann

Typisch sind Name, Matrikelnummer beziehungsweise Schülerdaten, Einrichtung und eine Information zur Gültigkeit. Ob ein Foto, eine Klasse, ein Barcode oder weitere Angaben dazukommen, hängt davon ab, wofür die Karte eingesetzt und wie ihre Gültigkeit geprüft wird. Ein Foto kann sinnvoll sein, sobald der Ausweis etwas nachweist, das nicht weitergegeben werden soll: eine Ermäßigung, einen Zugang, eine Ausleihe.

Was auf allen Ausweisen gleich ist, also Logo, Farben, Rückseite und Hinweistexte, wird einmal festgelegt. Was sich von Ausweis zu Ausweis ändert, kommt aus den Daten. Diese Trennung klingt nach Druckvorstufe und ist eine Betriebsfrage: Sie entscheidet, ob der Ausweis für einen Nachzügler einfach nachgedruckt wird oder eine neue Druckvorbereitung braucht.

Die dritte Woche

Die Auflage zum Start ist der leichte Teil. Schwierig sind die 23 Ausweise danach, und nach ihnen die verlorenen, die beschädigten und die mit dem Tippfehler im Namen. Wie der nächste einzelne Ausweis entsteht, legen wir deshalb bei der ersten Auflage fest, nicht erst in der dritten Woche.

Wie das bei Unternehmen läuft, zeigt unser Beitrag zu Mitarbeiterausweisen: Das Problem heißt dort Ausweis Nummer 84.

Ohne Vorproduktion genügt die freigegebene Vorlage: Name, Nummer und Foto kommen neu dazu, alles andere bleibt, wie es ist. Braucht Ihre Ausführung eine Vorproduktion, etwa eine exakte Sonderfarbe, eine matte Oberfläche oder ein eigenes Hologramm, liegt ein Bestand dieser Karten bei uns. Personalisiert wird daraus nur, was Sie abrufen. Die Nachzügler bekommen denselben Ausweis wie alle anderen, nur später.

Einzelne Ausweise selbst nachbestellen und die Daten selbst eintragen? Das ist der Fall für MonsterEXPRESS.

Wenn der Schülerausweis beim Fotografen beginnt

Manchmal beginnt der Schülerausweis nicht im Sekretariat, sondern beim Fototermin. Nach dem Termin fragt die Schule den Fotografen, ob er auch die Ausweise machen kann, und der Fotograf braucht jemanden, der sie druckt.

Organisatorisch kann das ein kurzer Weg sein, weil die Fotos bereits beim Fotografen vorliegen. Ob und in welcher Form sie für die Ausweisproduktion verarbeitet und weitergegeben werden dürfen, klären Schule und Fotograf vorab. Für unsere Produktion brauchen wir anschließend eine eindeutige Zuordnung zwischen Namensliste und Bilddateien.

Wenn Sie als Fotograf für eine Schule anfragen, genügen drei Angaben: wie viele Schülerinnen und Schüler, wer die Namensliste liefert und ob die Schule ein eigenes Hologramm möchte. Das Layout stimmen wir mit Ihnen ab, freigegeben wird es von der Schule.

Wenn das Datum jedes Semester wechseln soll

Zwischen Jahreskarte und Karte bis Studienende gibt es einen dritten Weg: eine wiederbeschreibbare Thermo-Rewrite-Fläche, kurz TRW. Hochschulen nutzen solche Bereiche zur Validierung. Nach der Rückmeldung wird die bisherige Information an einer Validierungsstation gelöscht und die aktuelle Gültigkeit neu aufgedruckt. Die Karte bleibt, das Datum stimmt.

Der Preis sind die Stationen: anschaffen, aufstellen, warten, an die Verwaltung anbinden. Was die Validierungsstation zusätzlich im Chip aktualisiert, hängt vom jeweiligen Campuskartensystem ab. Für eine Hochschule mit Campuskartensystem ist das Alltag. Für eine Sprachschule oder ein Gymnasium ist ein Datum pro Jahr die ehrlichere Lösung.

Eine Gültigkeitsmarke zum Aufkleben wirkt billiger und verschiebt das Problem nur: Was man aufkleben kann, kann man ablösen und weitergeben. Und eine Marke, die nur über ihre Farbe codiert, versteht nur, wer die Farbe dieses Semesters kennt. An der Kinokasse also niemand.

Hologramm: echt ist nicht gleich gültig

Ein Hologramm ist ein zusätzliches optisches Sicherheitsmerkmal und erschwert die einfache Nachahmung des Ausweises. Es gibt Standardmotive wie den Globus, die sofort verfügbar sind. Und es gibt eigene Motive: Die Schule gestaltet ihr Hologramm einmal, und jeder Ausweis trägt danach dasselbe Zeichen.

Ob sein Inhaber noch eingeschrieben ist, sagt ein Hologramm nicht.

Wenn der Ausweis bezahlen oder Türen öffnen soll

Sobald der Ausweis in der Mensa bezahlt, in der Bibliothek ausleiht oder Labortüren öffnet, ist er kein Druckprodukt mehr, sondern Teil eines Systems, das schon im Haus läuft. Dann entscheidet dieses System über Chip und Codierung, nicht die Gestaltung.

Und dieses System gehört nicht immer der Hochschule. Die Bezahlfunktion in der Mensa betreibt häufig das Studierendenwerk, eine eigenständige Einrichtung mit eigenem Kassensystem. Der Chip muss zu jedem Lesegerät passen, nicht nur zu dem der Abteilung, die bestellt.

Betreibt Ihre Hochschule ein Campuskartensystem mit eigener Kartenausgabe, stellen Sie die wichtigen Fragen zuerst Ihrem Systemanbieter. Läuft im Haus ein Lese- oder Schließsystem ohne eigene Kartenausgabe, brauchen wir zuerst den Namen des Systems und am besten eine Karte, die heute funktioniert. Chips codieren wir nicht. Wir lesen die UID aus und drucken sie oder eine fortlaufende Nummer auf die Karte. Eingelernt und gegebenenfalls codiert wird die Karte in Ihrem System. Wie das im Detail läuft, steht bei den Zutrittskarten. Wie RFID-Karten grundsätzlich funktionieren, erklärt das #monsterlab.

Aus der Produktion

Fünf Dinge, die uns bei Studentenausweisen die meisten Korrekturschleifen ersparen.

01 — Fotos exakt wie die Liste benennen. Jede Bilddatei heißt so wie der Eintrag in der Namensliste, 1:1. Ohne Umlaute, ohne Leerzeichen, ohne Sonderzeichen. Eine eindeutige Benennung verhindert manuelle Zuordnung und damit eine der häufigsten Fehlerquellen.

02 — Die vollständige Liste schicken, nicht drei Beispielzeilen. Der längste Name entscheidet über das Namensfeld. Den kennt vorher niemand.

03 — Führende Nullen schützen. Eine Matrikelnummer ist eine Kennung, keine Rechenzahl. Excel macht aus 004711 gern 4711. Nummernspalten als Text exportieren.

04 — Einheitliche Fotos. Gleicher Hintergrund, gleicher Ausschnitt. Am Bildschirm fällt der Unterschied kaum auf. Auf 640 Ausweisen nebeneinander sofort.

05 — Die Gültigkeit vor dem Druck festlegen. Semesterende oder Studienende: Diese Entscheidung bestimmt, ob Sie nächstes Jahr alle Ausweise neu ausgeben oder keinen.

Häufige Fragen

Was steht auf einem Studentenausweis?

Typisch sind Name, Matrikelnummer, Name der Einrichtung und eine Information zur Gültigkeit. Ein Foto kann dazukommen, wenn der Ausweis beispielsweise für personenbezogene Ermäßigungen oder Zutrittsberechtigungen genutzt wird. Hologramm, Barcode oder Chip kommen dazu, wenn der Ausweis geprüft, gelesen oder in ein System eingebunden wird.

Können Studentenausweise personalisiert werden, ohne dass Studierendendaten das Haus verlassen?

Ja. Dann produzieren wir den festen Teil der Karte vor und Ihre Einrichtung personalisiert Name, Nummer und Foto mit einem eigenen oder gemieteten Kartendrucker. Wenn wir die Personalisierung übernehmen sollen, wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten vorab entsprechend geregelt.

Können wir Studentenausweise selbst drucken?

Ja. Mit einem eigenen oder gemieteten Kartendrucker personalisieren Sie im Haus. Den festen Teil des Layouts können wir vorab als Auflage produzieren; für vorhandene Drucker liefern wir passende Blanko-Karten.

Können einzelne Ausweise nachbestellt werden?

Ja. Nachzügler und Ersatzausweise werden einzeln personalisiert und entsprechen der Auflage in Aufbau und Gestaltung, solange die freigegebene Vorlage erhalten bleibt.

Was ist der Unterschied zwischen Studentenausweis, Studierendenausweis und Schülerausweis?

Studentenausweis und Studierendenausweis werden im Alltag für denselben Ausweistyp verwendet. Ein Schülerausweis erfüllt eine vergleichbare Nachweisfunktion an einer Schule; welche Daten, Gültigkeit und Zusatzfunktionen erforderlich sind, legt die jeweilige Einrichtung fest.

Braucht ein Schülerausweis ein Hologramm?

Nein. Ein Hologramm ist ein zusätzliches optisches Sicherheitsmerkmal und erschwert die einfache Nachahmung. Möglich ist ein Standardmotiv oder ein eigenes Motiv der Schule.

Kann ich meinen Studentenausweis bei Ihnen bestellen?

Nein. Ihren Studentenausweis stellt Ihre Hochschule oder Schule aus, und nur sie kann ihn neu ausstellen. Wir produzieren Studentenausweise ausschließlich im Auftrag der ausstellenden Einrichtung oder der Partner, die sie beauftragt hat, etwa ihres Schulfotografen. Einen internationalen Studentenausweis erhalten Sie über ISIC.

Fazit

Der Studentenausweis zum Semesterstart ist die einfache Übung. Entscheidend ist, wie der Ausweis für die dritte Woche entsteht und wo dafür die Daten liegen.

In dieser Reihenfolge: erst die Datenfrage, drinnen oder draußen. Dann die Gültigkeit. Dann der Weg für Nachzügler. Und erst danach Layout, Material und Hologramm.

Erst die Daten. Dann die Gültigkeit. Dann die Karte.