Mitarbeiterausweise drucken lassen: was nach der ersten Bestellung passiert

Sie beschäftigen 83 Mitarbeitende und bestellen 100 Ausweise. Reserve eingeplant, alles richtig gemacht.

Vier Monate später sind es 87.

Vier Menschen brauchen einen Ausweis. Im Schrank liegen 17 Karten. Ausgeben können Sie keine davon — auf keiner steht ein Name.

Das ist der Punkt, an dem sich entscheidet, ob die Bestellung gut war. Nicht der Stückpreis der ersten Auflage. Sondern die Frage, wie Ausweis Nummer 84 entsteht.

Die erste Auflage ist die einfache Übung. Planen Sie die vierte Karte im März.

Was müssen wir vor der Bestellung wissen?

Fünf Antworten. Wer sie hat, bekommt Ausweise, die auch im dritten Jahr noch passen:

· Wie viele Ausweise jetzt — und wie viele Personen kommen im Jahr dazu?
· Wie lange soll ein Ausweis getragen werden?
· Soll er Türen öffnen oder Zeiten erfassen? Wenn ja: an welchem System?
· Was soll draufstehen: Name, Foto, Nummer, Abteilung, Gültigkeit?
· Wer erstellt später neue Ausweise — Sie oder wir?

Die letzte Frage ist die, die am häufigsten übersprungen wird. Sie kostet am meisten.

Sie wissen nicht, wie Sie das beantworten sollen?

Gut. Dann fangen Sie mit zwei Zahlen an: Wie viele Menschen arbeiten bei Ihnen, und wie viele kommen und gehen im Jahr?

Aus diesen beiden Zahlen ergibt sich fast alles Weitere — der Kartenaufbau, das Verfahren, ob sich ein eigenes Gerät lohnt und was ein einzelner Nachzügler kostet.

Und wenn es bereits Ausweise gibt, die funktionieren: Schicken Sie uns einen. Wir lesen im Monsterlabor aus, was darin steckt, und sagen Ihnen, was sich nachbestellen lässt und was nicht.

Ausweis Nummer 84

Die erste Auflage läuft in einem Durchgang. Sie liefern eine Liste, wir liefern Karten, alle sehen gleich aus.

Danach beginnt der Betrieb. Jemand fängt an. Jemand verliert seinen Ausweis in der Umkleide. Jemand heiratet und heißt anders. Eine Abteilung wird umbenannt, und plötzlich stimmen dreißig Karten nicht mehr. Jedes Mal geht es um ein bis vier Karten — und jedes Mal um dieselbe Frage: Wie entstehen die, und wie lange dauert es?

Wer das vorher klärt, hat drei Möglichkeiten: Wir übernehmen die Nachzügler, Sie übernehmen sie, oder beides nebeneinander. Wer es hinterher klärt, hat weniger.

Denn die Entscheidung wirkt zurück auf die Karte selbst. Ein Ausweis, der später im Haus beschriftet werden soll, muss für das vorgesehene Gerät geeignet sein — Kartenaufbau, Chipposition und Veredelung gehören dann von Anfang an darauf abgestimmt. Nachträglich lässt sich das nicht ändern.

Was mit den 17 Karten im Schrank passiert

Hier liegt die eigentliche Antwort auf die Rechnung vom Anfang — und sie ist keine Frage der Geschwindigkeit, sondern des Betriebsmodells.

Blanko bestellte Reservekarten haben ein Problem: Sie sind fertig, aber unbrauchbar, solange kein Name darauf steht. Sie liegen im Schrank und werden mit jedem Jahr wertloser, weil sich Logo, Layout oder Kartenaufbau irgendwann ändern.

Beim Abrufservice wird das Verhältnis umgedreht. Produziert wird in einer wirtschaftlich sinnvollen Menge — Rüstzeit und Einrichtung fallen einmal an, nicht viermal im Jahr. Geliefert wird, was Sie tatsächlich brauchen. Der Rest bleibt bei uns, zusammen mit Layout, Vorgaben und Kartenaufbau, und wird personalisiert und freigegeben, wenn jemand Neues anfängt.

Der Unterschied für Sie ist nicht nur der Preis. Es ist, dass Ausweis Nummer 84 aussieht wie Ausweis Nummer 1 — gleiche Schrift, gleiche Position, gleiche Farbe, gleicher Kartenaufbau. Wer stattdessen alle zwei Jahre vier Karten neu bestellt, bekommt vier Karten, die sich erklären lassen müssen.

Und Sie brauchen dafür kein Gerät, kein Verbrauchsmaterial und niemanden, der sich damit auskennt.

Brauchen Sie überhaupt einen eigenen Drucker?

Wir verkaufen Kartendrucker. Deshalb hier die unbequeme Version:

Die meisten Betriebe, die einen anschaffen, brauchen keinen.

Ein Kartendrucker rechnet sich nicht über die Stückzahl, sondern über Geschwindigkeit und Unabhängigkeit. Die eine Frage, die zählt: Muss der Ausweis fertig sein, wenn der neue Kollege am Montag durch die Tür kommt — oder darf er Mittwoch kommen?

Wer Montag braucht, braucht ein Gerät. Wer Mittwoch akzeptiert, spart sich die gesamte Kette dahinter. Und die ist länger, als im Angebot steht: Farbbänder, Laminatrollen, Reinigungsmaterial, Ersatzteile, eine Softwarelizenz — und eine Person, die das Gerät bedient. Auch dann, wenn diese Person im Urlaub ist, gekündigt hat oder die Datei nicht findet.

Dazu kommt ein Effekt, den niemand einplant: Ein Drucker, der drei Karten im Quartal produziert, wird nicht besser durch Stehen. Farbbänder trocknen an, Reinigungsintervalle werden übersprungen, und beim vierten Einsatz weiß niemand mehr, wie es ging.

Ein eigenes Gerät lohnt sich, wenn regelmäßig und kurzfristig Karten gebraucht werden — bei hoher Fluktuation, in Schichtbetrieben, bei Besucherausweisen, die täglich anfallen, oder wenn Zutrittsberechtigungen im Haus vergeben werden müssen.

Wenn Ihnen jemand einen Drucker verkauft, ohne diese Fragen gestellt zu haben, verkauft er ein Gerät und keine Lösung. Auch wenn wir es sind.

Und wenn Mittwoch doch nicht reicht

Der Abruf deckt den Normalfall. Für den Ausnahmefall gibt es MonsterEXPRESS. Ihre Vorlage liegt freigegeben bereit, Sie tragen die neuen Daten ein und bestellen ab einer Karte: MonsterEXPRESS.

Gemeint sind die Situationen, in denen ein Termin die Karte bestimmt: Ein Team steht ab Montag auf der Baustelle. Eine Übernahme wird früher wirksam als geplant. Ein Ausweis geht auf dem Weg zum Kunden verloren.

Der Punkt ist nicht Tempo an sich. Der Punkt ist, dass Sie für vier Ausnahmen im Jahr keine Infrastruktur vorhalten müssen, die zwölf Monate lang bezahlt und gepflegt werden will.

Was im Express geht, hängt vom Kartenaufbau ab: Eine bedruckte Karte mit Namen und Foto ist ein anderer Fall als eine Chipkarte für ein bestehendes Zutrittssystem. Sagen Sie uns, was gebraucht wird und bis wann — wir sagen Ihnen, ob es geht.

Die drei Wege im Vergleich

Sechs Kriterien, bei allen drei in derselben Reihenfolge: wer produziert · wie lange es dauert · was einmalig anfällt · was laufend anfällt · wie ähnlich spätere Karten aussehen · wofür der Weg gedacht ist.

Abrufservice. Wir produzieren und personalisieren · Lieferzeit nach Absprache, planbar · Einrichtung und Layout einmalig · keine laufenden Kosten bei Ihnen · spätere Karten sind identisch mit der ersten · gedacht als Normalbetrieb bei überschaubarem Zulauf.

Eigener Kartendrucker. Sie produzieren im Haus · sofort, sobald jemand am Gerät steht · Anschaffung, Software, Einarbeitung · Farbbänder, Laminat, Reinigung, Wartung, eine zuständige Person · Abweichungen möglich, je nach Gerät und Bediener · gedacht für hohen, kurzfristigen und regelmäßigen Bedarf.

MonsterEXPRESS. Wir produzieren, beschleunigt · schnellstmöglich, abhängig vom Kartenaufbau · nichts zusätzlich · nichts laufend · identisch mit der ersten Karte · gedacht für den Ausnahmefall mit festem Termin.

Das entscheidende Kriterium ist das vorletzte. Preis und Tempo lassen sich vergleichen und ausrechnen. Ob Ausweis Nummer 84 aussieht wie Ausweis Nummer 1, merkt man erst, wenn beide nebeneinander auf einem Tisch liegen — und dann ist es zu spät, das zu ändern.

Was kostet ein Mitarbeiterausweis?

Wer eine Zahl sucht, findet im Netz viele. Nützlich sind die wenigsten, weil derselbe Ausweis je nach Kartenaufbau um ein Vielfaches auseinanderliegt — und weil die genannte Zahl fast immer für die erste Auflage gilt, nicht für den Ausweis, den Sie im März brauchen.

Hilfreicher ist zu wissen, was den Preis bewegt. Fünf Dinge tun das, in dieser Reihenfolge ihrer Wirkung:

Der Chip. Der mit Abstand größte Hebel. Der Chip bestimmt den Preis stärker als die Auflage. Eine bedruckte PVC-Karte ohne Chip und eine Chipkarte für ein bestehendes Zutrittssystem trennen Welten, nicht Cent. Was verbaut wird, gibt Ihr Lesesystem vor — nicht das Budget.

Die Menge. Einrichtung, Rüstzeit und Freigabe fallen einmal an, egal ob 50 oder 500 Karten laufen. Deshalb ist der Stückpreis bei kleinen Auflagen kein Materialpreis, sondern ein Aufwandspreis.

Die Personalisierung. Name und Nummer sind ein anderer Aufwand als Name, Foto, Abteilung und Gültigkeitsdatum aus vier verschiedenen Quellen.

Die Einsatzdauer. Ein Ausweis für fünf Jahre bekommt einen anderen Kartenaufbau und einen anderen Schutz als eine Karte für die Projektlaufzeit.

Veredelung. Alles, was auf der Karte glänzt, geprägt oder tastbar ist, kostet zusätzlich — und ist auf einem Mitarbeiterausweis selten nötig.

Und der Punkt, der auf keiner Rechnung steht: Der Preis der ersten Auflage ist nicht der Preis des Ausweises. Vier einzeln nachbestellte Karten können mehr kosten als hundert aus einem Durchgang. Was Ausweis Nummer 84 kostet, hängt daran, welchen der drei Wege Sie vorher gewählt haben.

Deshalb nennen wir hier keine Hausnummer. Eine Zahl ohne Kartenaufbau und ohne Nachbestellweg ist keine Auskunft, sondern eine Wette. Sagen Sie uns, wofür der Ausweis gedacht ist und ob er an ein Lesesystem muss — dann bekommen Sie einen Preis, der auch für Ausweis 84 noch gilt.

Soll der Ausweis Türen öffnen?

Wenn ja, wird aus der Kartenfrage eine Systemfrage — und die steht dann am Anfang, nicht am Ende.

Ein Ausweis mit Chip funktioniert nicht, weil er einen Chip hat, sondern weil der Chip zu Ihrem Lesegerät passt. Frequenz, Technologie und das Format der Chipnummer müssen zusammenpassen, sonst bleibt die Karte am Leser stumm — unabhängig davon, wie gut sie bedruckt ist.

Praktisch heißt das: Wenn es bereits eine Anlage gibt, brauchen wir zuerst eine funktionierende Karte oder die Angaben des Lesesystems. Danach wird über Druck und Gestaltung gesprochen. Nicht umgekehrt.

Wie das im Einzelnen zusammenhängt, steht ausführlich im #monsterlab Report 05 zu RFID und NFC.

Brauchen Sie überhaupt noch eine Karte?

Eine berechtigte Frage, und wir stellen sie lieber selbst, als sie zu übergehen.

Es gibt Zutrittssysteme, die Berechtigungen auf das Smartphone legen. Wo das System es unterstützt und alle Beteiligten ein passendes Gerät haben, ist es bequem: nichts zu verteilen, nichts zurückzufordern, Sperren in Sekunden.

Drei Dinge kann ein Telefon allerdings nicht.

Es ist nicht dauerhaft sichtbar. Der halbe Zweck eines Mitarbeiterausweises ist, dass ein Mensch am Empfang, auf der Baustelle oder beim Kunden erkennt, wer da steht — ohne dass jemand danach fragen muss. Ein Telefon in der Hosentasche leistet das nicht, und ein entsperrtes Display auch nur so lange, wie jemand es hinhält.

Es erreicht nicht alle. Fremdfirmen, Zeitarbeit, Besucher, Aushilfen, Handwerker, Praktikanten: alle Menschen, die für einen Tag oder eine Woche im Haus sind und nicht in Ihrer Geräteverwaltung stehen. Genau diese Gruppe braucht am ehesten einen sichtbaren Ausweis.

Es hat einen Akku. Eine Karte hat keinen.

In der Praxis läuft es deshalb selten auf ein Entweder-oder hinaus, sondern auf nebeneinander: digital für die Stammbelegschaft mit Firmengerät, Karte für alle anderen und für alles, was jemand sehen können muss. Wenn Ihr System beides kann, ist das eine gute Nachricht — es ändert nur nichts an der Frage, wie Ausweis Nummer 84 für den Subunternehmer entsteht.

Besucher, Fremdfirmen, Handwerker

Der Fall, in dem wir umgekehrt argumentieren.

Besucherausweise entstehen kurzfristig, in kleiner Zahl, oft mehrmals täglich, und sie gehen abends wieder zurück. Wer täglich Besuch hat, sollte über ein eigenes Gerät nachdenken — hier gilt genau die Begründung, die weiter oben gegen den Drucker spricht: Geschwindigkeit und Unabhängigkeit. Nur diesmal dafür.

Häufig genügt allerdings weniger, als angeboten wird. Vorgedruckte Karten mit Nummer und einem beschreibbaren Feld, dazu ein Kartenhalter, decken viele Empfangssituationen ab. Ein Foto braucht ein Besucherausweis fast nie — er soll unterscheidbar machen, nicht identifizieren.

Und wenn die Besucherkarte auch Türen öffnen soll, gilt dieselbe Reihenfolge wie beim Mitarbeiterausweis: erst das Lesesystem, dann die Karte.

Gibt es eine Ausweispflicht für Mitarbeiter?

Nicht in der Form, in der die Frage meistens gemeint ist.

In mehreren Branchen gilt nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz eine Mitführungs- und Vorlagepflicht für Ausweispapiere — unter anderem im Baugewerbe, im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, im Personenbeförderungsgewerbe, im Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, im Schaustellergewerbe und in der Fleischwirtschaft. Verlangt wird dort allerdings ein Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz — also ein amtliches Dokument. Ein Firmenausweis erfüllt diese Pflicht nicht. Der Arbeitgeber muss seine Beschäftigten nachweislich und schriftlich auf diese Pflicht hinweisen.

Ein Mitarbeiterausweis ist also fast immer eine betriebliche Entscheidung, keine gesetzliche. Er wird eingeführt, weil er etwas leistet: Erkennbarkeit gegenüber Kunden und Besuchern, geregelten Zutritt, Zeiterfassung, Nachvollziehbarkeit bei Austritt.

Das ist keine schwächere Begründung, sondern eine belastbarere. Wer den Ausweis mit einer Pflicht begründet, die es so nicht gibt, hat ein Problem, sobald jemand nachfragt.

Was für einzelne Branchen und Betriebe zusätzlich gilt, regeln Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Auftraggeber — das klärt Ihre Personalabteilung, nicht Ihre Kartenproduktion.

Namen, Fotos und wer die Liste sehen darf

Eine Ausweisbestellung ist eine Datenlieferung. Das ist der Teil, der in der Planung am häufigsten fehlt.

Sobald Sie uns Namen, Personalnummern oder Fotos übermitteln, geben Sie personenbezogene Daten an einen Dienstleister weiter. Deshalb sollte vor der Übermittlung geklärt sein, welche datenschutzrechtliche Grundlage und welche Vereinbarung für den Auftrag erforderlich sind. Ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nötig, schließen wir sie mit Ihnen ab.

Praktisch gilt unabhängig davon: Schicken Sie nur die Felder, die auf die Karte kommen. Eine Personalliste enthält oft Geburtsdaten, Abteilungen, Eintrittsdaten und Privatadressen, von denen nichts auf einem Ausweis landet. Was nicht geschickt wird, muss auch nicht geschützt werden.

Zwei Dinge aus der Praxis, die regelmäßig eine Korrekturschleife kosten:

Führende Nullen. Eine Personalnummer ist keine Rechenzahl. Trotzdem interpretiert Excel Spalten häufig automatisch als Zahlen — aus 000417 wird dann 417. Nummernfelder müssen als Text importiert und verarbeitet werden.

Der längste Name. Nicht der Beispielname entscheidet über das Layout, sondern der Datensatz, der aus der Reihe fällt. Freigegeben wird mit „Anna Meier“, und in der Auflage steht Zeile 340 über den Kartenrand hinaus. Deshalb brauchen wir für die finale Prüfung die vollständige Liste.

Und weil es dazugehört: Fotos entscheiden mehr über den Eindruck als das Layout. Unterschiedliche Hintergründe, Ausschnitte und Belichtungen fallen am Bildschirm kaum auf — auf achtzig nebeneinanderliegenden Ausweisen sofort.

Dienstausweis, Firmenausweis, Werksausweis — was bringt er dem Betrieb?

Vier Gründe, die eine Einführung tragen. Alles andere ist Begleitmusik.

Erkennbarkeit nach außen. Wer beim Kunden, auf der Baustelle oder in der Wohnung eines Patienten steht, wird erkannt, ohne dass jemand nachfragen muss. Das ist der Grund, aus dem Handwerk, Pflege und Außendienst Dienstausweise führen.

Geregelter Zutritt. Serverraum, Labor, Lager, Produktion. Der Ausweis wird vom Sichtnachweis zum Schlüssel, und ab da entscheidet nicht mehr die Gestaltung, sondern das Lesesystem.

Zeiterfassung. Wo Arbeitszeiten am Terminal erfasst werden, ist der Ausweis das Bedienelement. Er muss dann zum vorhandenen System passen, nicht umgekehrt.

Nachvollziehbarkeit beim Austritt. Was ausgegeben wurde, kommt zurück oder wird gesperrt. Ohne Ausweis gibt es diesen Vorgang nicht — und damit auch keine Liste, wer noch Zugang hat.

Was ein Dienstausweis nicht leistet: Er macht einen Betrieb nicht professioneller, und er ersetzt keine Einweisung. Wer ihn mit dem Erscheinungsbild begründet, bekommt eine Karte, die nach zwei Wochen in der Schublade liegt. Die vier Gründe oben halten dagegen auch im dritten Jahr.

Was der Ausweis sonst noch braucht

Eine Karte, die getragen werden soll, braucht etwas, woran sie hängt. Das klingt nebensächlich und entscheidet in der Praxis darüber, ob der Ausweis tatsächlich mitgeführt wird.

Zur Auswahl stehen Kartenhalter aus Hartplastik oder Weichfolie, Clips, Jojos für Karten, die täglich an ein Lesegerät gehalten werden, Umhängebänder mit Sicherheitsverschluss und Gürtelclips für Produktion und Werkstatt.

Zwei Hinweise aus der Praxis. Erstens: Wer ein Loch in der Karte braucht, sagt es vor der Produktion — nachträglich gestanzte Löcher treffen gern Chip oder Antenne. Zweitens: In der Produktion und überall dort, wo an Maschinen gearbeitet wird, gehören Umhängebänder mit Sicherheitsverschluss dazu, die sich unter Zug öffnen.

Wenn jemand geht

Der Teil, der beim Einführen selten mitgedacht wird und später die meiste Arbeit macht.

Bei einem reinen Sichtausweis endet die Sache mit der Rückgabe. Wird die Karte nicht zurückgegeben, ist sie draußen im Umlauf, und man sieht ihr nicht an, dass sie nicht mehr gilt. Deshalb arbeiten viele Betriebe mit einem Gültigkeitsdatum auf der Karte — nicht als Sicherheitsmerkmal, sondern damit ein abgelaufener Ausweis am Empfang auffällt.

Bei einem Ausweis mit Chip ist es umgekehrt einfacher: Die Karte wird im System gesperrt, und die Berechtigung ist weg, auch wenn die Karte es nicht ist. Vorausgesetzt, jemand macht es — und das ist ein Prozess, kein Kartenmerkmal.

Praktisch lohnt sich beim Einführen eine Minute für die Frage: Wer sperrt, wer nimmt zurück, und wer merkt es, wenn beides nicht passiert?

Aus der Produktion

Fünf Dinge, die wir uns wünschen, bevor die Bestellung kommt.

· 01 — Die Fluktuation nennen, nicht nur die Mitarbeiterzahl. Wie viele im Jahr kommen und gehen, entscheidet mehr als die Auflagenhöhe.
· 02 — Die vollständige Namensliste, nicht drei Beispielzeilen. Der längste Name entscheidet über das Feld. Den kennt vorher niemand.
· 03 — Führende Nullen schützen. Personalnummern sind Kennungen, keine Rechenwerte. Excel sieht das gelegentlich anders.
· 04 — Nur die Spalten schicken, die auf die Karte kommen. Geburtsdatum und Privatadresse brauchen wir nicht.
· 05 — Bei Zutritt zuerst eine funktionierende Karte schicken. Messen ist billiger als raten, und es dauert zehn Minuten.

Fazit

Der Preis eines Mitarbeiterausweises steht nicht im Angebot für die erste Auflage. Er steht in der Frage, wie Ausweis Nummer 84 entsteht.

In der Reihenfolge: erst der Betrieb — wie viele Menschen, wie viel Wechsel. Dann die Funktion — nur zeigen, oder auch öffnen und erfassen. Dann der Weg für Nachzügler. Und erst danach Kartenaufbau, Druck und Gestaltung.

Wer so vorgeht, bestellt keine Karte nach Musterbuch, sondern einen Ausweis, der auch im dritten Jahr noch dazu passt, wie der Betrieb tatsächlich arbeitet.

Sagen Sie uns, wie viele Menschen bei Ihnen arbeiten und wie oft jemand Neues dazukommt. Wenn es schon Ausweise gibt, schicken Sie uns einen. Wir sagen Ihnen, was sich nachbestellen lässt, was ein einzelner Ausweis kostet — und ob Sie dafür ein eigenes Gerät brauchen oder eben nicht.

Erst der Betrieb. Dann die Funktion. Dann die Karte.